虛擬辦公室服務邊間好

開公司最基本5個元素：公司名字、公司股東、公司董事和公司秘書，以及最重要的公司地址。在填寫有限公司註冊表格時，公司名稱和公司類型通常是首要考慮的項目，但公司註冊地址同樣至關重要。特別是在香港這寸金尺土的地方，昂貴的實體辧公室租金，往往已是十分吃力，不要說在黃金地段，更是百上加斤。

現今世紀營商環境中，隨著資訊科技的發展，有式微的行業，也有新興的行業。然而，這些行業，例如，大數據分析，人工智能(AI)開發，或是電子商貿，都可以輕鬆在虛擬世界中運作，不再需要一個固定辦公的地方。因此，虛擬辦公室應運而生。

從以下４點，了解究竟需要怎樣的虛擬辦公室服務？

第一，費用

虛擬辦公室的費用是一個關鍵因素。不同的供應商可能有不同的價格結構，包括租金、設置費用和月費。您應評估您的預算並確保虛擬辦公室的費用是可負擔的。同時，您也應詢問供應商是否有隱藏費用，以確保您不會在後期面臨額外的費用。

第二，合法性

根據公司註冊處的指引，公司註冊地址必需是在香港的註冊辦事處的建議地址的詳細地址。不接納非香港地址、「轉交」地址或郵政信箱號碼。

香港的工商地址和住宅地址也可以作為公司註冊地址。不過，把住家的地址用作為公司地址，公眾是可以透過查冊找到的，這可能會引起隱私的問題。另外，要注意的是，如果把公共房屋的地址作為註冊地址，有可能違反了房屋署合約訂明的地址用途。

虛擬辦公室供應商必須符合法例的要求。並且該地址可以用於商業註冊，這對於保護您的公司合法性非常重要，並避免不必要的法律問題。

根據《公司（披露公司名稱及是否有限公司）規例》（第622B章）第3(1)及3(2)條，公司需在其註冊辦事處及業務場所內或外展示其註冊名稱。

電子水牌，只是為方便用作多間公司的註冊辦事處或業務場所的地點以電子形式展示的一種方式。按照規例第3(3)條，訂明凡任何地方是多於6間公司的註冊辦事處或業務場所，只要在每段4分鐘時段內，透過電子器材將註冊名稱展示最少一次，每次持續展示最少15秒，或只要在有人透過電子器材要求展示註冊名稱後，該名稱能夠於4分鐘內展示，則公司已遵從在該地點展示註冊名稱的有關規定。

第三，選擇地點

選擇虛擬辦公室的位置非常重要。您需要考慮您的業務性質以及您的目標客戶群。具有高度信譽的地址可能有助於增加客戶對您公司的信心。例如，如果您的業務主要是金融相關的，中環可能是一個理想的選擇。如果是工作坊或工作室，荔枝角可能更合適。

在選擇虛擬辦公室的位置時，也應考慮到您自己的方便，因為虛擬辦公室地址將作為您與客戶、供應商和政府機構溝通的橋樑。如果虛擬辦公室位於港鐵站附近，這將節省您很多時間，特別是在自取郵件時。

第四，服務內容

虛擬辦公室供應商通常提供各種不同的服務。您應該考慮您的業務需求，以確保您選擇的虛擬辦公室供應商提供您所需的服務。以下是一些常見的虛擬辦公室服務項目及要注意的地方：

• 1. 代收信件、通知客戶、轉寄信件：接收郵件是虛擬辦公室最重要提供的服務。要考慮該供應商能否及時通知和轉寄重要的文件。

• 2. 作為公司註冊地址：虛擬辦公室供應商是否已領取相關牌照已獲准提供服務，如，TCSP牌照。因為該地址是已代表您的公司，所以，要謹慎考慮，在選擇時不妨向供應商提供牌照證明。

• 3. 電子水牌：按照法例，公司必須把公司名字展示在訪客容易看到的地方，無論是印本或是電子方式也可以接受。為了方便操作，大部份供應商已把「電子水牌」包括在基本計劃當中。

• 4. 掃描信件及雲端儲存：不少供應該也會提供掃描信件服務，還可以井井有條地儲存於雲端。不但能隨時隨時查看，還能永久保存。

不同的虛擬辦公室供應商可能提供不同的服務，因此在選擇供應商時，確保他們能夠滿足您的具體需求非常重要。這些服務可以根據您的業務性質和預算進行調整，並有助於提高您的業務運營效率。

虛擬辦公室是一個靈活、經濟實惠的解決方案，尤其適合初創企業和小型企業。透過仔細考慮費用、合法性、地點和服務內容，您可以選擇一個最適合自己的虛擬辦公室，為您的業務提供一個合法的註冊地址，同時節省資金，促進業務發展。